Business Process Outsourcing (BPO): tutto ciò che un’azienda deve sapere per iniziare

Il Business Process Outsourcing, o outsourcing dei processi aziendali, è la pratica utilizzata da molte aziende per ridurre i costi ed efficientare la gestione dei team interni e del core business. Ecco tutto quello che devi sapere per iniziare.

Cosa trovi in questo post:

Una delle attività aziendali strategiche più importanti è quella di decidere come utilizzare le risorse a disposizione e ottimizzare il budget: questo è occuparsi di Business Process Outsourcing.

Ciò significa scegliere su quali progetti il tuo team interno dovrebbe concentrarsi, per quali assumere nuove risorse interne e quali invece esternalizzare e affidare a partner e collaboratori.

Quando si sceglie di ricorrere al Business Process Outsourcing è possibile esternalizzare singole attività specifiche. Oppure esternalizzare un intero processo aziendale come il Customer Support e l’assistenza clienti. Proprio questo aspetto è noto come Business Process Outsourcing, o BPO.

Business Process Outsourcing customer service flusso operativo Acca 19
Un classico flusso di Business Process Outsourcing generato per un servizio di Call Center

Quando esternalizzi i principali processi aziendali, liberi risorse interne affinché si concentrino sulle aree più critiche.

Contrariamente a quanto si pensa, il Business Process Outsourcing è una strategia popolare.

Solo nel 2019 le entrate dell’industria globale del BPO hanno raggiunto 26 miliardi di dollari. E le previsioni confermano la crescita del mercato del Business Process Outsourcing.

In questo articolo definiamo correttamente il BPO. Vedremo il significato di Business Process Outsourcing e illustreremo perché esternalizzare i processi aziendali è un vantaggio per quelle aziende che vogliono scalare il proprio business.

Cos’è il Business Process Outsourcing?

BPO è il processo di fornitura di una funzione aziendale attraverso un fornitore o un partner esterno.

L’outsourcing dei processi aziendali (Business Process Outsourcing) è la delega di uno o più processi aziendali a un fornitore esterno che, a sua volta, possiede, amministra e gestisce i processi selezionati in base a parametri di prestazione definiti e misurabili.

Le offerte BPO sono classificate in due categorie principali:

  1. offerte orizzontali (quelle che possono essere sfruttate in settori specifici)
  2. offerte verticali specifiche (quelle che richiedono una conoscenza dei processi verticali del settore specifico).

I processi comunemente esternalizzati includono per lo più:

  • Contabilità
  • Amministrazione
  • Servizio clienti e call center
  • Risorse umane
  • Gestione e servizi informatici
  • Produzione
  • Marketing
  • Ricerca
  • Saldi e offerte
  • Spedizione e logistica

Viene in genere utilizzato per supportare funzioni aziendali supplementari. Ovvero quelle attività che non influiscono direttamente sull’output principale di un’azienda.

Ci sono molte ragioni per cui le aziende scelgono il Business Process Outsourcing piuttosto che aumentare le risorse interne per gestire queste attività.

Un sondaggio di Clutch, società di ricerca B2B, ha rilevato che le piccole imprese più comunemente esternalizzano le attività più tecniche, con il 37% di esternalizzazione della contabilità, il 37% di servizi IT in outsourcing e il 34% di marketing digitale in outsourcing.

Business Process Outsourcing cosa devi sapere per iniziare sondaggio Clutch 2019 Acca-19

Secondo Deloitte, il 70% dei dirigenti cita la riduzione dei costi come motivo principale per cui sceglie BPO, il 40% afferma flessibilità, 20% velocità di immissione sul mercato, 15% accesso a strumenti e processi e 15% agilità.

Esistono 3 diverse categorie tra cui scegliere quando si parla di fornitura di servizi Business Process Outsourcing:

  1. Outsourcing Offshore – assumi un fornitore, un libero professionista o una società appaltatrice al di fuori del tuo paese.
  2. Outsourcing Nearshore – assumi un fornitore, un libero professionista o una società appaltatrice in un paese vicino.
  3. Outsourcing Onshore – assumi un fornitore, un libero professionista o una società appaltatrice nel tuo stesso paese.

Quando un’azienda dovrebbe ricorrere al Business Process Outsourcing e quando no?

Scegliere o meno di lavorare con un partner di Business Process Outsourcing spesso dipende da ragioni fiscali. Soprattutto per le imprese e le aziende che operano o hanno sede all’estero.

Esistono paesi in cui l’imposta sul reddito delle società risulta essere molto elevata. Ciò porta molti manager, CEO, CFO e buyer aziendali a considerare che lavorare con un fornitore per esternalizzare operazioni in paesi con aliquote fiscali più basse è finanziariamente vantaggioso.

Se scegli di esternalizzare una funzione aziendale al di fuori del tuo paese di origine, paghi l’aliquota fiscale del paese in cui risiede il tuo fornitore di servizi Business Process Outsourcing.

Ma oltre alle tasse, ci sono diversi motivi per cui potresti pensare a una partnership con un fornitore di servizi di terze parti, tra cui:

  • Riduzione dei costi: il Business Process Outsourcing riduce i costi relativi al lavoro interno, al personale e alla formazione, alla quantità di spazio di lavoro necessario per fornire, ai vantaggi per i dipendenti e molto altro. Quando si lavora con fornitori in outsourcing nei paesi in via di sviluppo, ad esempio, le aziende non devono pagare un costo fisso per la manodopera e possono invece determinare le tariffe per progetto o tipo di servizio.
  • Focus sulle risorse interne per le funzioni di core business: i dipendenti che fai internamente saranno in grado di concentrare più tempo sulle funzioni core se esternalizzi gli altri. Ad esempio, il tuo team finanziario interno potrebbe gestire le buste paga, ma potrebbe anche gestire la fatturazione del cliente. Se esternalizzi le buste paga, puoi dedicare più tempo alla fatturazione del cliente, che è una funzione fondamentale della tua attività.
  • Risultati migliori nelle funzioni NON core business: prendiamo ad esempio il nostro team finanziario. Se esternalizziamo le buste paga e concentriamo il loro tempo sulla fatturazione dei clienti, non solo avranno una maggiore capacità, ma la loro esperienza e capacità aumenteranno. Questo dovrebbe portare a risultati migliori in questa funzione.
  • Espansione a livello globale: BPO può consentire alle aziende di servire i clienti all’estero in più lingue, nei loro fusi orari, con una presenza locale.
  • Flessibilità: avere un fornitore esterno su cui fare affidamento significa che i dipendenti interni possono spostare più facilmente l’attenzione man mano che le priorità cambiano. Ad esempio, supponiamo che stai introducendo un nuovo prodotto o servizio. Vuoi che le tue risorse umane interne si concentrino su quelle. Quindi, potresti voler esternalizzare le operazioni per prodotti o servizi consolidati che già sai funzionare bene.
  • Maggior l’efficienza delle attività: BPO offre un ulteriore vantaggio di consentire di assumere specialisti in determinate attività, il che significa anche aumento della precisione e della velocità. Ad esempio, un fornitore specializzato nella gestione dei record aziendali potrebbe essere in grado di indicizzare automaticamente i documenti in conformità con le normative legali e il tuo team può interrompere l’archiviazione manuale.
Business Process Outsourcing cosa sapere continua a leggere Acca-19

Ci sono molti vantaggi nella scelta del Business Process Outsourcing. Ma c’è anche un rischio importante da tenere in considerazione: quando esternalizzi una funzione aziendale, perdi visibilità e controllo sui processi.

Il che significa che una parte della tua Customer Experience potrebbe risultare diversa da quella che hai sempre fornito o da quella che ti aspetteresti.

Ecco perché dovresti scegliere con estrema attenzione i partner a cui esternalizzare le attività del tuo business.

Le domande che tutti si fanno sul Business Process Outsourcing (FAQ)

Quando si parla di BPO, ci sono spesso molte domande sul fatto che sia una buona strategia, quanto costa e come e quando può essere utilizzato il Business Process Outsourcing.

Diamo un’occhiata ai principali interrogativi.

Che cos’è un call center in Business Process Outsourcing?

Una delle funzioni più comuni che le aziende esternalizzano sono i call center. I call center gestiscono le chiamate in entrata e in uscita relative ai reclami del servizio clienti o a tutte quelle domande che i potenziali clienti si fanno riguardo un brand o una azienda.

Un call center BPO è il processo di esternalizzazione di questo tipo di chiamate, sia in entrata che in uscita.

Se la tua azienda si rivolge spesso ad attività di telemarketing, un call center in outsourcing può anche aiutarti a gestire questo tipo di comunicazioni e sostenere il tuo dipartimento commerciale (nonché risparmiarti tutti i costi di gestione di un contact center interno).

Perché scegliere il Business Process Outsourcing?

L’esternalizzazione delle operazioni aziendali può essere molto vantaggiosa per un’azienda. Perché consente di ridurre i costi e garantisce che i team interni siano concentrati sulle funzioni aziendali principali.

Il Business Process Outsourcing garantisce inoltre che le funzioni aziendali non essenziali siano gestite da specialisti. Ciò permette alle aziende di espandersi maggiormente a livello globale. Un partner BPO offre supporto nelle lingue e nei fusi orari locali e dà maggiore flessibilità ai team aziendali interni.

Il Business Process Outsourcing riduce i costi aziendali?

Sì, lo fa. Uno dei principali vantaggi del Business Process Outsourcing è proprio la possibilità di ridurre i costi relativi al lavoro interno, ai costi di reclutamento e alla formazione aziendale. Oltre ad evitare l’acquisto di uno spazio di lavoro fisico più ampio.

Inoltre, la collaborazione con partner BPO in paesi con requisiti di imposta sul reddito delle società inferiori, permette alle aziende di risparmiare su questa voce di spesa e di assumere fornitori con un piano basato sui servizi e sugli obiettivi, anziché sostenere stipendi a prezzo fisso.

Come scegliere la giusta soluzione di Business Process Outsourcing per i tuoi processi aziendali

I processi aziendali esternalizzati possono davvero rivelarsi eccezionali. Purché tu li tenga d’occhio. I rischi associati al BPO risiedono nella classica mancanza di controllo che spesso deriva da una collaborazione errata con fornitori in outsourcing.

Scegliere il giusto partner BPO è fondamentale.

È importante che i fornitori di Business Process Outsourcing siano integrati con le operazioni interne e che i processi BPO siano gestiti in modo da fornire ai team aziendali interni un’elevata visibilità sulle operazioni del fornitore.

  • Reportistica
  • Allineamento sui processi
  • Aggiornamento sugli obiettivi
  • Ottimizzazione degli scambi di informazioni
  • Migrazione e installazione di nuovi supporti tecnologici

Il metodo operativo di Acca 19 ti consente di gestire al meglio i processi aziendali che decidi di esternalizzare. Con noi, i nostri partner non affrontano un cambiamento lento, macchinoso e sfiancante.

Perché i nostri referenti sono specializzati per prendere in carico le singole esigenze, sviluppare una strategia di supporto, integrarsi con i tuoi dipartimenti interni e raggiungere gli obiettivi prefissati.

Contattaci per avere maggiori informazioni sui nostri servizi di Business Process Outsourcing

Ricevi subito informazioni sui servizi Acca 19

Hai delle domande sull’articolo che hai appena letto? Vuoi ricevere una consulenza
specifica per la tua azienda o la tua attività di business? Compila il form qui sotto e ricevi subito l’assistenza dedicata dal nostro team di esperti.

Tutti i campi contrassegnati con asterisco (*) sono obbligatori.

Ti è piaciuto questo articolo? Condividilo!